贵州师范大学研究生档案管理规定（试行）

研通字〔2013〕37号

第一章 总则

第一条 为规范我校研究生档案管理工作，提高档案管理水平，保证研究生档案的完整性与真实性，根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》等文件，结合我校实际情况，特制订此规定。

第二条 此规定中的“研究生档案”是指个人被我校录取为研究生后，按照相关规定转寄至我校的学生人事档案，以及在我校攻读研究生学位期间形成的学籍档案和党员材料等。

第三条 我校研究生档案管理工作由研究生院负责，学校相关职能部门和各培养单位协调配合。

第二章 档案材料的构成范围

第四条 需归入研究生人事档案的材料：

（一）攻读研究生学位以前的人事档案材料；

（二）在我校入党的党员材料；

（三）研究生录取登记表；

（四）研究生招生考生体格检查表；

（五）毕业研究生登记表；

（六）研究生学籍表；

（七）学位申请书；

（八）其他需归入研究生人事档案的材料。

第五条 需由研究生院审核后转交学校档案馆保存的档案材料（此部分材料由各培养单位整理、提供）：

（一）全日制研究生：毕业研究生登记表、学籍表、学位申请书、指导教师学位论文评阅意见书、学位论文评阅意见书、研究生个人培养计划表、开题报告、毕业论文正稿、毕业论文光盘等（专业学位还需提供实习鉴定表）。

（二）非全日制（在职）研究生：毕业研究生登记表、学籍表、学位申请书、指导教师学位论文评阅意见书、学位论文评阅意见书、开题报告、毕业论文正稿、毕业论文光盘等。

（三）其他需归入学校档案馆的材料。

第三章 档案的接收

第六条 研究生新生的人事档案由研究生院负责接收，并按照学生学籍学号对档案进行编号、归类、建档。

第七条 定向委培研究生可自行决定是否将档案转至我校。若档案不转至我校，则需在规定时间内提交定向单位开具的现实表现材料等相关资料，以证明其政治思想情况通过审查，符合研究生的录取条件；同时，研究生需提交承诺书，承诺在攻读研究生学位期间自行负责与档案相关的所有事宜。

第八条 研究生在我校就读期间形成的学籍材料及党员材料等，由各培养单位按照研究生院档案管理的要求进行收集、整理，并于学生毕业时由研究生院组织相关单位进行材料接转工作。

第九条 对于档案未转至我校的研究生，根据国家有关规定，不纳入评定助学金的范围，其毕业时不参与就业派遣。

第四章 档案查阅与借阅

第十条 任何人不得以个人身份查阅或借阅本人及他人的档案。

第十一条 若单位需查阅研究生档案，应在表明查阅档案的目的和范围后，持介绍信等材料到研究生院进行查阅。查阅过程中应严格履行相关登记手续，严禁涂改、圈划、抽取、撤换所查阅的档案材料；查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容，对违反规定者，将根据有关规定进行处理。

第十二条 查阅档案者不得擅自摘抄或复印档案材料，确因特殊原因需要从档案中取证的，需经研究生院分管档案负责人批准后，方可复印，并加盖研究生院公章。

第十三条 研究生档案原则上不外借，仅限在研究生院档案室内进行查阅。若单位确因特殊原因无法到我校查阅研究生档案，可由单位提出书面申请，由研究生院代为查阅，并开具证明档案情况的相关材料（必要的内容还可经研究生院分管档案负责人批准后，由研究生院复印并加盖公章，一同寄出）。

第十四条 若校内各培养单位或其他相关职能部门因研究生入党等问题需借阅档案材料的，可由相关工作人员持证明进行借阅。借阅档案材料需严格履行登记手续，并按期归还；借阅期间不得擅自将档案材料复印或转借他人。

第五章 档案转寄

第十五条 研究生毕业时，由研究生院根据“全国毕业研究生就业协议书”、“毕业研究生派回生源地登记表”或“调档函”等档案转寄材料，进行毕业生档案转寄工作。

第十六条 退学的研究生档案，在研究生退学手续办理完毕后，由研究生院进行暂时保存或转寄。

第十七条 研究生办理档案转寄手续，原则上应由学生本人持档案转寄材料及身份证原件办理。若确因特殊原因需委托他人办理的，则需提供档案转寄材料、委托人亲笔书写的委托书及委托人和被委托人的身份证复印件各1份（被委托人需出示身份证原件供现场复核）。

第十八条 学生档案属于机要文件类，原则上统一由档案管理人员通过国家机要局进行转寄。若单位或个人因某些原因需自带档案至单位，则必须在单位开具的调档函上明确注明“档案可由本人自带至我单位”等字样。申请档案自带后出现的档案破损、丢失等一切后果，由档案提取人自行负责。

第十九条 研究生毕业或退学时，若确因特殊原因需要将档案暂存在学校的，经学生本人提交申请，可免费保管两年。超过保管期限的，则将档案转寄至生源地。

第六章 附则

第二十条  本规定由研究生院负责解释。

第二十一条  本规定自公布之日起实施。

研究生院

                                     二〇一三年十月二十八日

来源：http://yjsc.gznu.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1112&wbnewsid=5921